Datenschutzerklärung

Sehr geehrte Bewerberinnen und Bewerber,


Vielen Dank für Ihr Interesse an der UMM. Sie erhalten im Folgenden Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in unserem Unternehmen gemäß Art. 13 und 14 der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).
Die Bereitstellung und Verarbeitung Ihrer Daten ist erforderlich zum Zwecke Ihres Bewerbungsverfahrens in unserem Haus.
                                                                                                                                                                                                                                                           
1.
Verantwortlicher gemäß Art. 4 Abs. 7 DS-GVO


Universitätsklinikum Mannheim GmbH, vertreten durch die Geschäftsführung, Theodor-Kutzer- Ufer 1-3, 68167 Mannheim, Telefon: 0621/383-0; E-Mail: gfg@umm.de
2. Datenschutzbeauftragter


Universitätsklinikum Mannheim GmbH, Datenschutzbeauftragter, Theodor-Kutzer-Ufer 1-3, 68167 Mannheim, E-Mail: datenschutzbeauftragter@umm.de
3.
Verarbeitungszwecke personenbezogener Daten





Wir verarbeiten die von Ihnen im Rahmen des Online-Bewerbungsprozesses zur Verfügung gestellten Daten (wie Stamm- und Kontaktdaten, Lebenslauf, Zeugnisse, Qualifikationen etc.), um über Ihre Bewerbung entscheiden zu können. Daher ist es entsprechend der jeweiligen Stellenausschreibung notwendig, dass Sie uns bestimmte personenbezogene Daten zur Verfügung stellen. Die Datenverarbeitung erfolgt auch zur Bearbeitung etwaiger Anfragen Ihrerseits.
Darüber hinaus können wir personenbezogene Daten verarbeiten, soweit dies zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (vgl. Art. 6 Abs. 1 c DSGVO) oder zur Abwehr von geltend gemachten Rechtsansprüchen gegen uns erforderlich ist.
Zur Aufdeckung von Straftaten, wenn zu dokumentierende tatsächliche Anhaltspunkte vorliegen, dass die betroffene Person im Bewerbungsverfahren eine Straftat begangen hat. Die Verarbeitung muss zur Aufdeckung erforderlich sein und das schutzwürdige Interesse des Bewerbers der Bewerberin an dem Ausschluss der Verarbeitung darf nicht überwiegen. Insbesondere dürfen Art und Ausmaß im Hinblick auf den Anlass nicht unverhältnismäßig sein. Die Verarbeitung darf erst erfolgen, nachdem die Anhaltspunkte vorliegen. Die vorsorgliche Verarbeitung „auf Vorrat“ ist daher unzulässig. Zudem müssen sich die Maßnahmen gegen bestimmte verdächtigte Bewerberinnen und Bewerber richten, nicht gegen größere Gruppen von Bewerberinnen und Bewerber.

Wenn die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten z.B. Gesundheitsdaten (Atteste), biometrische Daten, Religionszugehörigkeit etc. zur Ausübung von Rechten oder zur Erfüllung rechtlicher Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und des Sozialschutzes erforderlich ist und kein Grund zu der Annahme besteht, dass das schutzwürdige Interesse der betroffenen Person an dem Ausschluss der Verarbeitung überwiegt.

4.
Verwendung für andere Zwecke



Die Verarbeitung personenbezogener Daten zu anderen Zwecken als demjenigen, zu dem die Daten erhoben wurden, ist zulässig, wenn sie
- zur Abwehr von Gefahren für die staatliche oder öffentliche Sicherheit (z.B. Geldwäschegesetz oder Anti-Terror-Gesetzen).
- zur Verfolgung von Straftaten oder
- zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung zivilrechtlicher Ansprüche erforderlich ist, sofern nicht die Interessen der betroffenen Person an dem Ausschluss der Verarbeitung überwiegen oder
- zur Abwehr einer Gefahr für Leben, Gesundheit oder Freiheit der Bewerberinnen und Bewerber oder eines Dritten, wenn die Gefährdung dieser Rechtsgüter das informationelle Selbstbestimmungsrecht des Betroffenen überwiegt und die Gefahr in vertretbarer Weise nicht anders beseitigt werden kann.

Die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten z.B. Gesundheitsdaten, biometrische Daten, Religionszugehörigkeit usw. zu einem anderen Zweck als zu demjenigen, zu dem die Daten erhoben wurden, ist zulässig, wenn die Voraussetzungen des § 24 Abs. 1 BDSG und ein Ausnahmetatbestand nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO oder nach § 22 BDSG vorliegen.

5.
Rechtsgrundlage/n



Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b, Art. 88 Abs. 1 DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 1 und Abs. 8 S.2 BDSG. Wir verarbeiten darüber hinaus gegebenenfalls personenbezogene Daten, um rechtlichen Verpflichtungen nachkommen zu können, vgl. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO bzw. weil ein legitimes Interesse zur Datenverarbeitung vorliegt.

Es gibt unterschiedliche Gesetze, die dem Universitätsklinikum eine Verarbeitung personenbezogener und besonders geschützter Arten von Daten der Bewerberinnn und Bewerber im Rahmen des Bewerbungs- und/oder Beschäftigungsverhältnisses erlauben oder sogar dazu verpflichten. Die wesentlichen entsprechenden Gesetze sind die folgenden:

• EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO, z.B. Art.6 und 9, Art. 88)
• Bundesdatenschutzgesetz (BDSG, z.B. §§ 22, 24, 26)

Beispielhafte Rechtsgrundlagen sind:

• Primär dient die Datenverarbeitung der Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses. Die vorrangige Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 BDSG. Daneben können Kollektivvereinbarungen (Konzern-, Dienst- und Betriebsvereinbarungen sowie tarifvertragliche Regelungen) gem. Art. 88 Abs. 1 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 4 BDSG sowie Ihre gesonderten Einwilligungen gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 7 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 2 BDSG (z.B. Foto für das Internet oder Videoaufnahmen) als datenschutzrechtliche Erlaubnisvorschrift herangezogen werden.
• Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, um berechtigte Interessen von uns oder von Dritten (z.B. Behörden) zu wahren. Dies gilt insbesondere bei der Aufklärung von Straftaten (Rechtsgrundlage § 26 Abs. 1 S. 2 BDSG) oder im Konzern der Konzernsteuerung, der internen Kommunikation, sonstiger Verwaltungszwecke und zu statistischen Zwecken.
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Beispiele für weitere Rechtsvorschriften, die eine Verarbeitung erlauben, das Universitätsklinikum verpflichten oder Einfluss auf die Gestaltung der Verarbeitung Ihrer Daten haben, sind das Betriebsverfassungsgesetz, Arbeitszeitgesetz, Entgeltfortzahlungsgesetz, Bundeseltern- und Elternzeitgesetz, Teilzeit- und Befristungsgesetz, Schwerbehindertengesetz, Einkommensteuergesetz, Abgabenordnung, Handelsgesetzbuch sowie Strafgesetzbuch.

Beachte: Für Landesbedienstete und Beschäftigte der Länder – einschließlich der Kommunen – gelten besondere landesspezifische Regelungen (Verarbeitung von Personalaktendaten gem. § 15 Abs. 4 LDSG, § 50 Beamtenstatusgesetz, §§ 83 ff. Landesbeamtengesetz Ba.Wü.). Die Regelungen des § 26 BDSG finden dann keine Anwendung.

6.
Daten-Kategorien, die zu Ihrer Person verarbeitet werden:



Wir verarbeiten nur solche Daten, die im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung stehen. Hierzu zählen insbesondere:

• Adressdaten, Geburtsdaten, Familienstand, Gehaltsdaten, Gesundheitsdaten, Telefonnummern und E-Mail-Adressen usw.
• Bewerbungsunterlagen des Arbeitnehmers
• Unterlagen, die in einem Zusammenhang mit der Bewerbung des Arbeitnehmers stehen, also beispielsweise der Personalfragebogen, Ergebnisse eines Einstellungstests, bei Berufen, die dies erfordern, auch ärztliche Atteste, Publikationen
• Arbeitszeugnisse und andere Beurteilungen des Bewerbenden
• Zeugnisse über Qualifizierungen oder Weiterbildungen
• ggf. Schwerbehinderungsnachweise
• Möglicher Schriftverkehr zwischen dem Bewerbenden und dem Unternehmer

7.
Kategorien von Empfängern



Intern
:

Dieses Online-Bewerbungssystem dient der Durchführung und Abwicklung des Bewerbungsprozesses. Innerhalb des Universitätsklinikums erhalten nur die Personen und Stellen Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen:

• Arbeitgeber bzw. der entsprechende Fachbereich
• Betriebsrat/Personalrat
• Betriebsarzt
• Schwerbehindertenvertretung
• Gleichstellungsbeauftragte
• Mitarbeiter der Personalabteilung



Externe Datenverarbeiter:

Zusätzlich übermittelt das Universitätsklinikum Mannheim Ihre Daten ggf. an Dienstleister und Partner (z.B. Rechenzentrumsbetreiber und Infrastrukturdienstleister), die uns bei der (technischen-organisatorischen) Durchführung des Bewerbungsprozesses unterstützen wie digitales Bewerbermangementsystem „Umantis“ erfolgt über Haufe-Lexware Services GmbH & Co. KG, Munzinger Straße 9, 79111 Freiburg.

Datenschutzrelevante Papierunterlagen sowie Datenträger werden nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vernichtet. Diese Arbeiten erfolgen außerhalb des Universitätsklinikums und werden von der PreZero Service Süd GmbH, Binnenhafenstr. 19, 68159 Mannheim, durchgeführt.
      
8.

Übermittlung an Drittländer (außerhalb der EU bzw. durch EU akzeptierten Ländern mit gleichwertigem Datenschutzniveau) und Garantien



Im Ausnahmefall kann eine Datenübermittlung bei Fernbetreuung/Fernwartung von IT-Systemen und -anwendungen durch Spezialisten des Herstellers oder von diesem beauftragte Unternehmen erfolgen. Das Universitätsklinikum Mannheim stellt dabei sicher, dass die Datenübermittlung an den Empfänger im Drittland auf einer rechtlichen Grundlage der DSGVO basiert und dabei die spezifischen Anforderungen an eine Drittlandübermittlung gemäß der Art. 44 bis Art. 49 DSGVO beachtet werden.

9.
Speicherfristen



Sofern die Bewerbung zur Aufnahme eines Arbeits- bzw. Beschäftigungsverhältnisses führen sollte, werden die personenbezogenen Daten unter Beachtung der gesetzlichen Vorschriften entsprechend gespeichert. Sollte Ihre Bewerbung nicht berücksichtigt werden, wird diese nach sechs Monaten gelöscht, wobei die Vorschriften zum Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG), insbesondere der bestehenden Beweispflicht nach § 22 AGG, Berücksichtigung finden.

10.
Datenherkunft



Wir verarbeiten nur solche personenbezogenen Daten, die wir im Rahmen der Kontaktaufnahme bzw. Ihrer Bewerbung auf postalischem oder elektronischen Weg (E-Mail oder Bewerberportal https://bewerberportal.umm.de/) von Ihnen erhalten haben.

Wenn das Universitätsklinikum Sie als Bewerberinnen und Bewerber vor der Erhebung hierauf hingewiesen hat, darf es als Arbeitgeber allgemein zugängliche Daten ohne Ihre Mitwirkung erheben, es sei denn, dass Ihr schutzwürdiges Interesse an dem Ausschluss der Erhebung das berechtigte Interesse des Universitätsklinikums überwiegt. Bei Daten aus sozialen Netzwerken, die der elektronischen Kommunikation dienen, überwiegt das schutzwürdige Interesse des Bewerbers/der Bewerberin; dies gilt nicht für soziale Netzwerke, die zur Darstellung der beruflichen Qualifikation ihrer Mitglieder bestimmt sind. Das heißt, Arbeitgeber dürfen Informationen, die vom Fragerecht in einem Vorstellungsgespräch nicht erfasst sind, auch nicht über allgemein zugängliche Quellen beschaffen. Anders ist dies nur bei Online-Diensten wie den beruflichen Netzwerken XING oder LinkedIn, die Bewerberinnen und Bewerber zur Selbstdarstellung nutzen. In diesen Fällen steht ausnahmsweise das schutzwürdige Interesse des Bewerbers/der Bewerberin hinter dem Interesse des potentiellen Arbeitgebers an einer Datenerhebung ohne Mitwirkung des Bewerberinnen und Bewerber zurück. Recherchen in sozialen Netzwerken wie Facebook oder Twitter stellen sich hingegen als datenschutzrechtlich unzulässig dar.

11.
Ihre Rechte



a. Widerruf der Einwilligung:
Sie können ggf. erteilte Einwilligungen in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf keine Auswirkungen auf die Rechtmäßigkeit der bisherigen Datenverarbeitung hat und dass er sich nicht auf solche Datenverarbeitungen erstreckt, für die ein gesetzlicher Erlaubnisgrund vorliegt und die daher auch ohne Ihre Einwilligung verarbeitet werden dürfen.

b. Auskunft:
Sie können jederzeit verlangen, dass wir Ihnen Auskunft darüber erteilen, welche Ihrer personenbezogenen Daten wir wie verarbeiten und eine Kopie der von Ihnen gespeicherten personenbezogenen Daten zur Verfügung stellen, Art. 15 DSGVO. Bitte beachten Sie, dass weitere Kopien der von Ihnen gespeicherten personenbezogenen Daten ggf. kostenpflichtig sind.

c. Berichtigung:
Sie können die Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten sowie Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten verlangen, Art. 16 DSGVO.

d. Löschung:
Zur Löschung Ihrer personenbezogenen Daten: Bitte beachten Sie, von der Löschung ausgenommen sind Daten, die wir zur Durchführung und Abwicklung von Verträgen und zur Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen sowie Daten, für die gesetzliche, aufsichtsrechtliche oder vertragliche Aufbewahrungspflichten bestehen, Art. 17 DSGVO.

e. Einschränkung der Verarbeitung:
Sie können unter bestimmten Umständen die Einschränkung der Verarbeitung verlangen, z.B. wenn Sie der Ansicht sind, dass Ihre Daten unrichtig sind, wenn die Verarbeitung rechtswidrig ist oder Sie Widerspruch gegen die Datenverarbeitung eingelegt haben. Dies führt dazu, dass Ihre Daten ohne Ihre Einwilligung nur sehr beschränkt verarbeitet werden dürfen, z.B. zur Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte anderer natürlicher und juristischer Personen, Art. 18 DSGVO.

f. Widerspruch gegen die Datenverarbeitung:
Sie haben jederzeit die Möglichkeit, der Verarbeitung ihrer Daten zu widersprechen. Zudem können Sie bei Vorliegen besonderer Gründe jederzeit den Datenverarbeitungen widersprechen, die auf Grundlage eines berechtigten Interesses erfolgen, Art. 21 DSGVO.

g. Datenübertragbarkeit:
Sie haben das Recht, die Daten, die Sie uns bereitgestellt haben und die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder zur Vertragserfüllung verarbeiten, in einem gängigen, maschinenlesbaren Format zu erhalten und im Rahmen des technisch machbaren eine direkte Übermittlung dieser Daten an Dritte zu verlangen, Art. 20 DSGVO.

h. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde:
Wenn Sie z.B. der Ansicht sind, dass unsere Datenverarbeitung rechtswidrig ist oder wir die oben beschriebenen Rechte nicht in dem notwendigen Umfang gewährt haben, haben Sie das Recht, bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen.

Zur Ausübung der Betroffenenrechte nach Nr. 11 a. – g. wenden Sie sich bitte an Frau Vorholz, Teamleitung Personalmanagement GmbH/Land und Recruiting, Theodor-Kutzer-Ufer 1-3 68167 Mannheim, Tel.: +49 621 383-5943, Fax +49 621 383-735943, E-Mail: belinda.vorholz@umm.de

12.Self Service Anmerkung

Sie haben darüber hinaus jederzeit selbst die Möglichkeit, Ihre Angaben im Online-Bewerbungssystem zu aktualisieren oder Ihre interaktive Bewerberakte zu löschen.

Abkürzungen

DS-GVO = EU-Datenschutzgrundverordnung
BDSG = Bundesdatenschutzgesetz
AGG= Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz

Stand: 14.11.2022